1、研究生学籍管理
1.1 核对新生信息
l 新生到校后，需登录中国高等教育学生信息网和学校HUB系统，核对个人信息；发现有误信息，及时申请更正；
l 对姓名、身份证号、民族、层次、出生日期等信息需要变更，应在第一学年完成；
l 发放新生学生证、校徽和研究生入学登记表。
l 新生获取学籍：新生入学后，学校在3个月内按照国家招生规定对其进行复查，复查合格者予以注册、取得学籍。新生入校后3个月内的退学、放弃入学资格、不符合入学条件退学等处理由招办负责。
1.2 研究生注册报到
l 每学期开学第一周，在籍研究生应按学校规定时间进行注册报到（含电子注册及学生证上盖注册章）；
l 因故不能办理注册的学生，需办理缓注册手续的工作流程参见http://registrar.hust.edu.cn/workflow/news_view_xqzc.jsp#；
l 没办理注册的学生，本学期的学习成绩无效；
l 无故超过2学期未注册学生，学校将按规定作退学处理；
l 超过规定时间注册工作流程参见http://registrar.hust.edu.cn/workflow/news_view_bzc.jsp#；
1.3 日常学籍异动管理
l 学生因个人或其他原因需要办理学籍异动手续（转院系、转专业、转导师、 提前毕业、休学、转学、复学、退学、直博生转硕、硕博连读生退博恢复硕学籍等），登录学校HUB系统申请，填写“附件1：华中科技大学研究生学籍异动申请表”，打印表格；经导师及系分管系主任签字同意后，报研究生院培养处审批；
l 每周三，研究生院培养处学籍管理办公室接受各院系报送的异动申请；
l 学籍管理办公室审查、汇总、报领导审批，通过后更改HUB系统数据库信息；
l 办理时限为3-5天，研教务科留存“附件1：华中科技大学研究生学籍异动申请表”复印件；
l 休复学申请：研究生休学可以按学期申请，休学时间累积不得超过1学年。休学期满超过2周未提出复学申请，或因病休学累计达1学年而医院复查不合格者，予以退学；
l 转专业和转导师：全日制专业学位研究生与学术型研究生不能互转；
l 跨一级学科转专业：每年11月份报名参加国家组织的研究生入学考试（拟转入专业的专业课2门）；或者由拟转入专业组成5人及以上专家组进行专业面试，并将面试结果及系意见报研究生院培养处；
l 学籍证明：学生在HUB系统申请打印，系审核盖章，报培养处审批。
1.4 火车优惠卡管理
l 9月新生到校后，登录学校HUB系统，申请购买火车优惠卡，研教务科进行审核、汇总数据；
l 按7.00元/卡标准收取成本费；
l 研究生院培养处学籍管理办公室汇总购卡人数，向学生处购买优惠卡；
l 研教务科到学籍管理办公室领取优惠卡，组织学生进行优惠卡注册（优惠卡注册由学工组安排辅导员完成）；
l 非新生若优惠卡遗失或者消磁则需要重新购买优惠卡，同样按照上述时间节点（时间点留意研究生主页上通知）进行申请购买及注册。
l 学生所持学生证上的乘车区间和学生火车优惠卡中的乘车区间及到站名三者一致，如果三者不一致，学生无法购买火车优惠票。
l 如有学生申请更改乘车区间而且是同一方向，请各位老师为学生办理。更改学生证上的乘车区间，可直接在学生证中更改并到学校办公室盖章确认（更改处）；更改火车优惠卡中的乘车区间，各位老师可通过“识别器”完成。
2、研究生个人培养计划制定及选课
l 每学期开学前三周，在导师指导下由研究生进HUB系统完成培养计划的制定及选课（含调整已有的培养计划）；
l 研究生将HUB系统中提交的培养计划打印一式三份，导师签字同意后提交给研教务科；
l 研究生教务员在HUB系统中审核同意其培养计划，在打印的培养计划上加盖研教务科教务章后分别存研教务科、导师和研究生；
l 培养计划一旦制定，研究生必须参加培养计划中的课程学习和考核，计划中的学位要求课程考试不及格必须重修；非学位要求课程考核不及格可以重修，也可以改选其他课程。
l 调整培养计划：选课后一般不予变动，个别确需要调整须由研究生本人在HUB系统中申请退还修改，并打印“附件2：华中科技大学研究生课程学习综合申请表”，经导师及分管系主任同意签字后送研教务科备案，教务员在每学期HUB系统权限开放时进行修改；
l 研究生培养方案编制：一般每三年修订一次，由研究生院发文，提出指导性意见，系组织具体的修订工作。
3、研究生课程教学管理
3.1 排研究生课程课表
l 每年6月31日前和12月31日前，根据系研究生培养方案中所列课程开课时间，教务员对本系专业课进行排课，将本系研究生专业课课程表报到研究生院。因特殊原因需要变动开课时间或取消所列课程，须报研究生院审批、备案；
l 每学期期末，将本系下学期研究生纸质课程表发给任课教师；
l 每学期开学前五周，待研究生增加、调整培养计划后，教务员上HUB系统将纸质版课表输入系统（输入教室、地点、上课周次节次等信息），并将选课名单导入课程班级中，以便任课老师打印学生名册。
3.2 研究生课程免修、缓修、重修等日常教务管理
l 申请免修、缓修、缓考、重修、更改培养计划及其他事项等，需要填写及打印“附件2：华中科技大学研究生课程学习综合申请表”（其中缓修时间规定为一年），导师和分管系主任签字同意后，提交给研教务科，公共课申请表需要报研究生院培养处，专业课申请表由研教务科留存；
l 同时，学生还应在在HUB上提交“免修、缓修、缓考、重修、更改培养计划”申请，等待教务员审核。
3.3 研究生任课教师调课
l 专业课任课老师确实因科研、会议等原因需要变动上课时间、地点和任课教师的，由任课教师提前1-2周填写“附件3：华中科技大学研究生课程调课申请表”，分管领导签字同意后送研教务科，并报送研究生院培养处审批备案；
l 教务员协助任课教师及时通知学生。
3.4 课程教学效果检查与评估
l 每学期期中顾问组对研究生课堂教学进行全面的教学检查，平时亦有抽查
4、研究生课程考试与成绩管理
l 公共课课程考试由研究生院培养处在研究生院网页的首页上公布；
l 专业课课程考试由任课教师与教务员协商确定考试时间及地点后，通知学生；
l 凡考试中出现违规行为，主考教师必须填入考场记录；
l 考试前确定监考教师名单，并通知监考教师。监考教师须提前30分钟到场。
4.2 研究生课程成绩管理
l 对选课后未参加考试者，阅卷教师在登记成绩时应注明“旷考”。旷考生经批准后方可重修；
l 考试结束一周内，由任课教师上HUB系统进入自已帐号登录成绩，并将试卷、答题本及研究生考试（查）成绩登记表（HUB系统打印）签字后交研教务科；教务员在HUB系统中激活成绩单，以便成绩进入学生帐号中。
l 考试结束两周内，研教务科对成绩单审核、盖章后进行成绩单归档；研教务科清点试卷并存档；
4.3研究生课程成绩复查
l 研究生公共课课程在成绩公布后30天内（节假日顺延）提出复查申请，填写"附件2：华中科技大学研究生课程学习综合申请表"，导师及分管系主任签字同意后，报送研究生院培养处，由研究生院负责复查试卷。
l 研究生专业课程在成绩公布后30天内（节假日顺延）提出复查申请，填写"附件2：华中科技大学研究生课程学习综合申请表"，导师签字同意后，报送研教务科复查，由研教务科负责复查试卷。
4.4中期筛选考核和选题报告
l 按照学校规定时间，在向指导老师传达研究生院和本系对中期筛选考核安排等工作同时，向各位指导老师提供需中期筛选考核的学生的学习成绩单，在规定时间内检查各单位中期筛选考核进展情况，统一收取研究生的选题报告。
5、教学其他相关事项
5.1 中国语文水平测试
l 本科非华中科技大学的研究生都要参加中国语文水平测试，在制定培养计划的时候将中国语文作为学位课进行选课；
l 根据学校相关文件，每年组织一次考试（时间为每年4月中旬的第一个星期六）。
5.2 英语四、六级考试
l 每学期组织一次报名（报名时间留意研究生院主页上通知）。
l 学生先在HUB系统中申请，然后去指定银行缴费，务必将缴费收据提交给研教务科；
l 研教务科组织统计报名结果、缴费收据，报研究生院培养处；
l 下发成绩单；
6、招生及录取工作
6.1推荐免试研究生的录取
l 9月协助本科教务做好本校本系推荐免试研究生的录取工作；
l 对于外校推免生，每年的9月份接收材料，将材料汇总后交分管系主任，确定复试人员后通知考生；
l 9月底组织外校推免生的复试，录取结果经分管系主任签字后上报研究生院，并作好后续工作；
l 无论是校内还是校外的推免生，录取后均要签订“电信系接收推荐免试研究生和直接攻博研究生拟录取协议”；
l 本校推免生中部分人需要签订系内“电信系XXXX级硕博连读生资助协议_系内协议”。
6.2硕博连读研究生的招收
l 每年4-5月份，在硕士生第二学期或第四学期进行申请；
l 只允许学术型硕士生申请（专业学位、定向生、委培生不允许申请）；
l 研究生本人填写“附件4：华中科技大学硕博连读申请表”，并提供相关的证明材料，通过系审核后参加资格考试，根据考试结果择优录取，录取名单经系分管系主任签字盖章后报研究生院培养处；
l 凡属跨一级学科转专业的硕博连读申请者，须参加博士生入学专业课考试。
6.2研究生招生专业目录及招生宣传
l 每年5-6月份修订研究生招生专业目录，各中心负责人负责本学科硕士研究生的招收目录，分管系主任牵头博士研究生的招收目录，汇总后经系学位审议委员会通过，分管系主任签字后报研究生院。
l 招生宣传：经分管系主任同意，参加研究生院安排的外省招生宣传；本系招生宣传在主任、书记领导下，配合学工口开展相关工作。
6.2研究生统考生的笔试复试录取工作
l 研究生考务工作：根据研究生院相关规定，在分管系主任领导下进行，做到保密、高效。研教务科协助研究生院安排研究生入学考试监考；
l 博士准考证发放：报考博士研究生的学生需在考试前在网上打印准考证然后到研教务科换发正式考生准考证；
l 博士、硕士生复试录取工作：根据研究生院和我系的相关规定，在分管系主任的领导下，公布复试细则，安排好考生笔试、英语面试和专业面试，做好学生和导师的双向选择工作，做到公平、公正和公开。录取后签订录取协议书及奖助学金协议书。发放录取通知书，协助辅导员进行考生调档，保管档案等。
7、研究生学位申请工作
7.1硕士博士的学位论文答辩
l 硕士学位论文答辩流程详见文件“电信系博士研究生学位申请工作流程”；
l 博士学位论文答辩流程详见文件“电信系硕士研究生学位申请工作流程”；
l 提交学位申请材料流程详见文件“提交学位申请材料流程说明”；
l 答辩费用报销流程参见文件“办理答辩费用报销注意事项”。
7.2博士生学位论文的盲审工作：
l 博士生向研教务科提交导师签字同意的论文送审申请书，并提供需要寄出的论文（4本）、双盲评阅书（4份）及评审费；
l 教务员按照分管系主任确定的评审单位，将论文和评审费邮寄给评审单位，做好论文评审结果的收取和登记等工作；
l 返回的4份盲审结果，如果有3份及以上允许答辩，则表示通过盲审。
7.3报送学位申请材料
l 研究生正式答辩通过后，答辩秘书将学位申请材料按照规定时间提交研教务科；
l 每年的3月、6月和11月，系学位审议委员会开会审查学位申请材料，确定本系拟授予学位人员名单；
l 研教务科将拟授予学位人员名单及学位申请材料提交研究生院学位办；
l 研教务科统一将新华社湖北分社集中采集的2张兰底2寸免冠照片随学位申请材料一起提交给研究生院学位办。
7.4 毕业证书管理
l 培养处学籍管理办公室与学位办核对数据，打印毕业证书，贴照片、盖章；
l 清查欠费学生名单，暂缓发放毕业证书和学位证书；
l 硕士研究生凭盖完章的“离校手续单”到辅导员处领取毕业证书和学位证；
l 博士研究生凭盖完章的“离校手续单”及“附件5：论文见刊证明”到研教务科领取学位证，凭“离校手续单”到辅导员处领取毕业证书。
7.6 其他相关事务
l 硕博连读研究生申请硕士学位：硕博连读研究生按硕士生培养方案要求修满课程学分、完成硕士学位论文并通过答辩，学习时间达到本学科规定的硕士生培养年限，可以申请硕士学位。（直接攻读博士生不能申请硕士学位）
l 超学习年限研究生处理：硕士生最长学习年限未4年，博士生最长学习年限为8年（暑假不包含在内），研究生在规定年限内（含休学）未完成学业予以退学。
l 毕业生相片采集和管理：每年9月下旬，新华社湖北分社工作人员到学校为毕业生集中采集相片，如错过，需自行前往新华社湖北分社后门新华网一楼进行拍摄。11月，新华社湖北分社将图片信息上传“中国高等教育学生信息网”，供学生查询和校对；12月，系组织学生核对照片和学生信息。
8、导师招生资格审查
8.1 年度硕导、博导招生资格审查:
l 每年研究生院下发研究生招生指标以后开始进行此项工作；
l 根据系发【2012】1号文件进行资格评审（资格评审通常在每年的1月份）；
l 资格评审通过的导师才能获得本年度的研究生招生指标。
l 如果获得资格的老师没有导师代码，需HUB系统上提交申请，系审核通过后报研究生院学位办备案，获得导师代码；
9、研究生教育发展与创新
9.1研究生教改基金的申报、评审
l 教师根据研究生院教学研究办公室发布的申报通知，提交相关材料到系研究生教务科；
l 系组织专家进初评，将评选出的结果报研究生院；
l 研究生院组织专家评审，报主管校领导批准；
l 发文、拨款；
l 中期评审，结题验收。
9.2教学质量优秀奖的申报、评审
l 每学年初教务处发文布置全校的教学质量优秀奖工作；
l 研究生院教学研究办公室同期布置研究生教学质量优秀奖工作；
l 系积极鼓励研究生任课教师报名参评；
l 研究生院教学研究办公室汇总各院系参评教师名单；
l 研究生院教学研究办公室组织研究生顾问组听课；
l 系组织本单位教育专家听课；
l 每学年末，系组织参评教师递交评审材料，报研究生院；
l 教务处负责全校教学质量优秀奖评审工作。
9.3 国家及省优秀博士硕士论文奖申报
l 4月，根据校研究生院的通知，申报湖北省优秀博士、硕士学位论文；
l 5月，导师选择符合条件的学生提交优博和优硕的申请材料；
l 5月，院研究生科组织学位委员会专项会议进行评审；
l 6月，将符合条件的材料进行上报研究生院学位办候选（并提交电子版）。
9.4 国际交流与合作
l 参见“电信系_全日制研究生培养工作流程（国际交流与合作）”。
10、文件管理及其他
l 对研究生院下发的文件作好登记，根据不同内容及时转发到相关人员，文件转发情况作好登记，接收人签字备查。
l 对学生学习有关的处罚决定和文件，及时通知当事人，当事人查看后须签字存档备查。
l 参加研究生院组织的教务员培训活动；
11、工作量统计
l 每学期期末统计各任课老师上课总学时；
l 每学年期末计算委培博士生学费，返还给各导师；
l 每学期期末计算联培生任课教师课酬；
l 计算研究生初试命题及阅卷费用。
